Etablir le récolement des archives de votre collectivité signifie établir un état sommaire mais aussi exhaustif que possible de ces archives. Prévu par la réglementation, le récolement est obligatoire pour les communes. Il doit être réalisé lors du renouvellement du conseil municipal, en d'autres termes à la suite de chaque scrutin municipal.

Les structures intercommunales ne sont pas soumises à la même obligation mais il leur est néanmoins fortement recommandé de le réaliser selon des modalités équivalentes.

A l'approche de la date du scrutin, vous serez destinataire d'une circulaire du préfet vous rappelant le cadre réglementaire, les modalités pratiques et le délai de réponse souhaités pour la réalisation de ce récolement : après leur diffusion, vous pourrez retrouver ici même la circulaire de la Vienne et celle des Deux-Sèvres, ainsi que leurs pièces jointes respectives. Vous pouvez aussi vous référer aux instructions nationales diffusées par les Archives de France.

La forme de ce récolement et la nature des informations demandées peuvent varier dans le détail entre la Vienne et les Deux-Sèvres mais quelques principes généraux peuvent être retenus :

• Le récolement a valeur de procès verbal de décharge pour le maire sortant et de procès-verbal de prise en charge par le maire entrant.
• Il est cependant à réaliser même dans le cas où le maire sortant a été réélu.
• Rassurez-vous : il ne vous sera jamais demandé de fournir une description de chaque boîte ou de chaque dossier individuellement. Cela dit, si votre collectivité dispose d'un inventaire détaillé et tenu à jour, il n'est évidemment pas inutile d'en joindre un exemplaire au procès verbal de récolement proprement dit.
• Pour les documents les plus fondamentaux (délibérations, état civil, cadastre pour l'essentiel), un état plus détaillé de l'existant vous sera cependant demandé.
• Bien sûr, comme sur beaucoup d'autres sujets, si vous avez le moindre doute sur la manière de réaliser ce récolement, n'hésitez pas à solliciter l'aide des Archives départementales.

En dépit du formalisme évident de la démarche, le récolement, s'il est mis en oeuvre dans le cadre d'une politique globale de gestion régulière des archives, peut devenir un outil réellement opérationnel :

• Disposer tous les six ans d'un panorama des archives, c'est aussi disposer d'une aide à la décision pour votre collectivité.
• La comparaison entre le récolement que vous venez d'établir et le précédent il y a six ans vous permet aussi de mesurer le chemin parcouru par votre collectivité dans la mise en oeuvre de mesures appropriées pour ses archives.