Consulter un document protégé

La transparence administrative est l'un des fondements de l'existence des archives, et l'immense majorité des documents conservés sont donc librement consultables par tout citoyen. Mais l'accès à certains documents peut être restreint en raison de contraintes légales ou de leur état matériel.

Ce que dit la loi

En vertu de l’article L 213-1 du Code du patrimoine, les archives publiques sont communicables de plein droit. Toutefois, l’article L 213-2 définit les exceptions à ce principe et les délais au terme desquels les documents peuvent être librement consultés. Dans certains cas, il se peut donc que vous ne puissiez pas avoir librement accès aujourd’hui aux documents que vous souhaitez consulter.

Vous avez repéré sur notre site des documents qui vous intéressent et vous souhaitez savoir s’ils peuvent ou non être librement consultés. Comment procéder ?

Avant toute chose, nous vous invitons à consulter l’inventaire décrivant ces documents sur notre site : dans la plupart des cas, celui-ci dispose d’une rubrique intitulée « Conditions de communication » qui vous donnera des indications sur ce sujet. Il vous est également possible d’utiliser l’application @docs, disponible gratuitement sur le portail FranceArchives : elle vous indiquera, pour un grand nombre de catégories de documents, s’ils sont ou non susceptibles de vous être librement communiqués. Si vous souhaitez obtenir des précisions ou une confirmation relative aux informations obtenues par l’un ou l’autre de ces biais, il vous est tout à fait possible ensuite de nous interroger.

Les documents que vous souhaitez consulter n’ont pas encore atteint le terme des délais applicables et vous ne pouvez donc pas les consulter librement. Que faire ?

L’article L 213-3 du Code du patrimoine prévoit la possibilité d’accorder une autorisation de consultation par dérogation aux délais qui leur sont légalement appliqués. En d’autres termes, si vous obtenez une telle autorisation, vous aurez la possibilité de consulter les documents souhaités sans attendre l’expiration des délais qui leur sont applicables.

La demande d’autorisation doit être formulée par l’intermédiaire d’un formulaire spécifique. Nous attirons cependant votre attention sur le fait que, pour pouvoir être instruite, votre demande doit porter sur des documents précisément identifiés et accompagnés de leur cote. En d’autres termes, nous vous recommandons de ne pas nous adresser de demande d’accès par dérogation avant de vous être assuré des références exactes des documents, ainsi bien sûr que de leurs conditions légales de communication. Pour ce faire, nous vous invitons donc à nous interroger au préalable.

Et pour les archives privées ?

Certains fonds d’archives privées sont susceptibles, eux aussi, de ne pas être librement consultables, dès lors que leur propriétaire en a soumis l’accès à une autorisation préalable lorsqu’il nous a remis ses archives. Comme pour les archives publiques, l’information figure dans la plupart des cas dans l’inventaire décrivant ces archives, à la rubrique « Conditions de communication ». Si une autorisation de ce type est mentionnée, nous vous invitons à vous adresser à nous pour la solliciter. En revanche, le formulaire de demande d’autorisation décrit plus haut est destiné uniquement aux demandes concernant des archives publiques.

La publication en ligne

Vous savez peut-être déjà que les actes de naissance et de mariage et de l'état civil sont consultables au terme d'un délai de 75 ans, les actes de décès et les tables décennales étant pour leur part consultables sans délai. Sachant cela, vous avez sans doute été surpris de constater ici-même que certains actes d'état civil, ayant manifestement dépassé ces délais, ne sont pourtant pas proposés à la consultation en ligne.

Cela résulte d'une réglementation de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) qui définit pour la mise en ligne des actes d'état civil des délais plus longs que pour leur simple consultation sur place.

Selon la même logique, l'article D 312-1-3 du Code des relations entre le public et l'administration détermine selon quels délais les autres documents d'archives publiques peuvent être proposés pour une consultation en ligne. Là encore, ces délais peuvent, selon la nature des informations contenues par les documents, être plus longs que les délais de communication fixés par le Code du patrimoine.

Ces règles visent avant tout à protéger les données personnelles qu'on trouve dans la plupart des documents d'archives. C'est pourquoi, si elles visent évidemment les services d'archives, elles s'imposent également à tous. En d'autres termes, si vous envisagez de diffuser vous-même en ligne les copies de documents d'archives que vous aurez obtenues auprès d'un service d'archives, de la Vienne, des Deux-Sèvres ou d'ailleurs, il vous incombe de vous assurer que leur diffusion est compatible avec les règles en question.

Quand la diffusion est possible, pensez à bien légender l'image, sous la forme d'une mention du type : Arch. dép. Vienne ou Arch. Dép. Deux-Sèvres, par exemple et selon le cas, et d'ajouter à la suite la cote du document reproduit.

En cas de doute, comme toujours, n'hésitez pas à solliciter notre avis, ou à vous renseigner auprès de la CNIL.

Raisons de conservation

Les archives publiques sont communicables de plein droit, ainsi que l'affirme l'article L 213-1 du Code du patrimoine, mais pas à n'importe quel prix : l'article L 311-9 du Code des relations entre le public et l'administration précise cette consultation peut être restreinte si la préservation du document ne le permet pas.

De fait, malgré les efforts constants des Archives départementales, un certain nombre de documents ont subi des dégradations parfois avancées, en général liées à leurs conditions de conservation avant leur entrée dans nos services. Dans l'attente de leur restauration, les documents en question sont retirés de la consultation afin d'éviter autant que possible toute aggravation de leur état.

Tous les ans, les Archives départementales des Deux-Sèvres comme de la Vienne font restaurer certains des documents qui le nécessitent afin qu'ils puissent à nouveau être consultés. Ces opérations, complexes et onéreuses, ne peuvent porter chaque année que sur une partie des documents qui le nécessitent, ce qui explique que certains documents puissent se trouver durablement exclus de la consultation du fait de leur état.

Il vous est néanmoins possible de solliciter l'autorisation exceptionnelle de consulter un document en mauvais état. La demande doit être formulée directement en salle de lecture. La décision est prise avant tout en fonction du degré de dégradation du document.

Est-ce que le document qui m'intéresse est communicable?

Pour le savoir, il vous est possible d’utiliser l’application @docs, disponible gratuitement sur le portail FranceArchives

Accéder aux Archives

Si vous le souhaitez, vous trouverez sur le portail FranceArchives plus de détails relatifs aux principes régissant l'accès aux archives publiques, aux délais de communication applicables ou encore à la procédure d’accès par dérogation et le formulaire de demande de dérogation.