En vertu des dispositions du Code du patrimoine, et notamment de son article L 212-10, les directions des Archives départementales de la Vienne et des Deux-Sèvres exercent une mission de contrôle scientifique et technique sur les collectivités territoriales ayant leur siège dans les limites de leurs départements respectifs. Le contrôle exercé à ce titre porte sur l'ensemble des aspects de la gestion de leurs archives par les collectivités : procédures internes d'archivage, locaux et conditions matérielles de conservation, communication au public et en interne.

Législation et réglementation s'appliquent uniformément aux archives de toutes les collectivités, grandes ou petites, communales ou intercommunales. Néanmoins, la situation peut varier sensiblement d'une collectivité à l'autre. C'est pourquoi il peut être utile de bénéficier du regard d'un archiviste afin de bénéficier de recommandations réellement adaptées à la situation de votre collectivité. Nous ne saurions donc trop vous encourager à solliciter l'avis des Archives départementales sur toute question relative aux archives de votre collectivité. Nous pouvons tout à fait, le cas échéant, venir sur place et vous aider à prioriser votre action en la matière.

Dans bien des cas, c'est nous qui vous solliciterons afin d'effectuer une visite de contrôle des archives de votre collectivité. Rassurez-vous : que vous ayez sollicité notre assistance ou que nous en soyons à l'initiative, nous sommes avant tout soucieux de vous apporter tous les conseils qui pourront être utiles à votre collectivité et à ses archives.

Nous vous proposons d'ailleurs un guide qui aborde l'ensemble des aspects de la gestion des archives d'une collectivité. Elaboré par les Archives départementales des Deux-Sèvres, il pourra être utile à toutes les collectivités de la Vienne comme des Deux-Sèvres.

Le Code du patrimoine organise les modalités du dépôt par les collectivités de leurs archives anciennes aux Archives départementales :

• pour les communes de moins de 2000 habitants, le dépôt est de plein droit (article L 212-11) ;
• pour les autres communes, le dépôt est possible moyennant une délibération du conseil municipal (article L 212-12) ;
• les structures intercommunales peuvent, de même, effectuer un dépôt après délibération (article L 212-6-1).

Par "anciennes", il faut comprendre les archives ayant plus de 50 ans à la date du dépôt, ou plus de 120 ans pour les registres de l'état civil. De plus, seuls ont vocation à être déposés les documents dont la réglementation impose la conservation définitive. Le dépôt ne concerne donc qu'une partie en général assez réduite des archives d'une collectivité.

Il peut néanmoins légitimement constituer une brique au sein d'un plan plus global consacré aux archives de votre collectivité. En effet, une fois déposées, tous les frais liés au classement, à la conservation ou à la consultation par le public de ces archives incombent aux Archives départementales.

Les Archives départementales vous apporteront autant que nécessaire tous les conseils utiles à la bonne gestion des archives de votre collectivité. Cependant, elles n'assureront pas directement le traitement des archives. Si vous souhaitez bénéficier de l'intervention d'un professionnel des archives, il sera indispensable de recourir à d'autres acteurs.

Renoncez d'emblée à confier la mise en ordre des archives de la commune à des bénévoles, même lorsqu'ils se proposent spontanément pour ce faire.

En revanche, le recrutement direct d'un archiviste sur un contrat de plusieurs mois est bien sûr envisageable. Nous pourrons vous assister dans la définition du poste, la durée de la mission et la procédure de recrutement.

Des sociétés privées sont susceptibles de vous proposer une prestation sur les archives de votre collectivité. Dans ce cas, nous vous recommandons très vivement de nous adresser pour avis technique les devis qui vous auront été proposés.

Dans les deux cas (vacation ou prestataire extérieur), si l'intervention est positive, la situation sera assainie en quelques mois mais, à l'issue de l'intervention, votre collectivité devra assumer seule la gestion régulière des archives. Si vous souhaitez privilégier l'accompagnement dans la durée et si votre collectivité est située dans la Vienne, vous pouvez aussi faire appel au Service d'archivistes itinérants (SAI) du Centre de gestion de la Vienne : les interventions de ce service sont étalées sur plusieurs années mais, en contrepartie, vous bénéficierez d'une assistance à l'archivage chaque année. Vous trouverez toutes les informations utiles sur le site du Centre de gestion de la Vienne (rubrique Archives).

Le Centre de gestion des Deux-Sèvres ne propose pas de service équivalent mais les Archives départementales de Deux-Sèvres ont mis en place leur propre réseau d'archivistes contractuels intervenant en collectivité : nous proposons aux collectivités des Deux-Sèvres un document récapitulant les modalités d'accès à ce dispositif.

Dans tous les cas, soyez assurés que les Archives départementales accompagneront de bout en bout les opérations qui seraient réalisées au titre de leur mission de contrôle et de conseil.

Quelle que soit l'aide extérieure que votre collectivité aura pu solliciter et obtenir, il importe de toujours garder à l'esprit que les collectivités "assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur" de leurs archives (Code du patrimoine, article L 212-6). En d'autres termes, il importe pour votre collectivité de disposer en son sein du socle minimal de connaissances réglementaires et de compétences techniques pour gérer au quotidien ses archives.

C'est pourquoi il est généralement très utile, sinon indispensable, même si vous faites appel à un professionnel des archives, d'assurer la formation à l'archivage d'un ou de plusieurs agents de votre collectivité. L'objectif n'est évidemment pas de faire de cet agent un(e) archiviste mais de lui donner les moyens d'intégrer la gestion des archives à l'ensemble de ses autres activités, y compris le cas échéant être en mesure d'utiliser efficacement les outils qui auraient été mis en place à l'issue de l'intervention d'un archiviste extérieur.

Le CNFPT organise chaque année aux Archives départementales de la Vienne une session de formation à l'archivage ouverte aux agents des collectivités de la Vienne, des Deux-Sèvres, de Charente et de Charente-Maritime. Deux journées d'exercices pratiques, une troisième journée sur le terrain dans une commune de la Vienne : la formation vise à rendre les participants immédiatement opérationnels. Toutes les informations pour s'inscrire à cette formation sont disponibles sur le site du CNFPT.

Les Archives départementales des Deux-Sèvres proposent pour leur part une journée de formation théorique et pratique consacrée à la gestion des archives papier et électroniques. Cette formation a lieu une à deux fois par an en fonction des besoins recensés.