Gérer les données électroniques

La production électronique exige, encore plus que la traditionnelle production papier, une prise en compte du cycle de vie de l'information dès sa création (archives courantes), puis une veille active sur les formats de fichiers et les supports de stockage (archives intermédiaires) pour faciliter ensuite l'archivage définitif.

La production électronique

Les données numériques se présentent sous diverses formes : documents bureautiques, messages électroniques, bases de données, sites intranet et internet, images numérisées, fichiers audio et vidéo, etc.

Plusieurs caractéristiques techniques rendent délicate la conservation de ces données : fragilité et obsolescence des matériels informatiques et des supports de stockage, obsolescence des applications informatiques et des formats de fichiers...

Les formats recommandés

Il est primordial d'assurer la pérennité des données et leur lisibilité dans le temps. Pour cela, il est important d'utiliser des formats ouverts (ex : OpenDocument) ou normalisés (ex : PDF/A, JPEG) ; il faut absolument éviter les formats fermés car propriété d'éditeurs. Pour bien choisir un format de fichier, il existe un outil : le référentiel général d'interopérabilité (version 2.0, décembre 2015).

Il est également important de rester en veille sur les formats de fichiers. En effet, certains formats, ainsi que leurs logiciels associés, peuvent être abandonnés par leur éditeur. Il faut, dans ce cas, envisager une politique de migration ou de conversion de formats.

Les règles de nommage

Il est nécessaire d'instaurer des règles de nommage afin de faciliter l'accès à l'information et de permettre la compréhension du contenu, le partage de données et le tri. Le nommage doit contenir les informations suivantes : la date de création, la nature du document, l'objet, la version du fichier.

Les métadonnées

Afin de faciliter leur gestion et la recherche, les fichiers informatiques doivent être décrits soigneusement dès leur création. Cela peut se faire de manière simple via les propriétés des fichiers ou de manière plus élaborée en utilisant des outils tels qu'une gestion électronique de documents (GED).

Ces métadonnées peuvent être de différents ordres : auteur, date de création / modification / validation, langue, durée d'utilité administrative, mots-clés...

Les supports de conservation

Il existe plusieurs types de supports : mécaniques (disques durs), à base de mémoire Flash (disques SSD, clés USB, cartes SD), magnétiques (disquettes, disques ZIP, bandes magnétiques), optiques numériques (CD, DVD, Blu-Ray). Ces supports ont une durée de vie limitée : entre 5 et 10 ans. Il est donc nécessaire de prévoir une copie régulière des données sur de nouveaux supports.

Il existe une autre solution de stockage : le cloud (ou nuage), c'est-à-dire le serveur distant. Les services publics peuvent l'utiliser à condition que le cloud soit souverain ; cela signifie que les données doivent être obligatoirement stockées sur le territoire national (cf. note d'information DGP/SIAF/2016/006 du 5 avril 2016). Pour plus d'informations, voir la rubrique Externaliser.

Le plan de classement

Le plan de classement défini pour les archives papier doit être transposable informatiquement dans l'arborescence. Ainsi, les répertoires de l'arborescence correspondent aux étagères de l'armoire du bureau. Ce plan doit être élaboré en fonction des missions et des activités du service en concertation avec les agents de l'entité de travail.

Il est conseillé d'avoir 5 niveaux de répertoire maximum, d'utiliser des intitulés intelligibles, d'éviter les dossiers "divers", "à trier" ou nominatifs.

Le système d'archivage électronique

L'administration électronique s'est fortement développée depuis plusieurs années ; elle a été rendue possible par l'adaptation du droit aux évolutions numériques. Ainsi, sous certaines conditions, la loi du 13 mars 2000 donne la même valeur de preuve au document électronique qu'au document papier et l'ordonnance du 10 février 2016 accorde à la copie fiable la même force probante que l'original papier. C'est pourquoi la conservation intègre, pérenne et sécurisée des documents numériques est essentielle.

 Pour cela, les Archives départementales de la Vienne et des Deux-Sèvres se sont dotées d'un système d'archivage électronique (SAE). Cet outil permet de recevoir, conserver, éliminer et communiquer les archives électroniques.