Conserver

Quelques principes essentiels

Eau, feu, moisissures, rongeurs, insectes : nombreux sont les dangers qui menacent les documents d'archives. Ajoutons que le papier est sensible aux variations excessives de la température et de l'humidité, et que les encres s'effacent sous l'effet de la lumière. Pour toutes ces raisons, il importe d'être attentif au choix du lieu destiné à conserver les archives dans votre collectivité.

Pour l'aménagement d'un local d'archives, il est évidemment possible de se référer aux règles fixées par les Archives de France pour les services d'archives. Cependant, il est tout à fait possible d'aboutir à un résultat satisfaisant sans chercher à atteindre un tel niveau d'exigence. En tout état de cause, pensez à solliciter l'avis des Archives départementales dès que vous envisagez d'aménager ou de réaménager les locaux dévolus aux archives dans votre collectivité : le Code du patrimoine l'impose et, surtout, nous pourrons vous apporter des conseils adaptés le plus possible au contexte particulier de votre collectivité.

Le local doit être implanté au siège de la collectivité ou, si cela n'est pas possible, dans un bâtiment extérieur lui appartenant. Pour plus de précisions, nous vous invitons à consulter les conseils pour l'aménagement des locaux d'archives dispensés dans les guides établis tant par les Archives départementales de la Vienne que des Deux-Sèvres.

Que faire en cas de sinistre ?

Par sinistre, on pense bien sûr aux incendies ou aux inondations mais il ne faut surtout pas négliger les dégâts plus insidieux nés d'une simple fuite d'eau ou de moisissures. Dans toutes ces situations, et dès que l'accès aux lieux aura été, le cas échéant, sécurisé, pensez à signaler votre situation aux Archives départementales (des formulaires dédiés sont disponibles ci-contre à cette fin pour les Archives départementales des Deux-Sèvres comme pour celles de la Vienne) : nous vous apporterons immédiatement aide et conseil sur les mesures appropriées à la situation.

Les Archives de France proposent un guide très complet sur le sujet. Veillez néanmoins à nous solliciter avant de tenter de mettre en oeuvre ses recommandations : nous vous aiderons à prioriser les mesures à prendre en fonction de la situation que nous aurons constatée avec vous sur place.

Comment faire restaurer un document ?

Même en l'absence de sinistre, les documents d'archives peuvent être amenés à se dégrader au point qu'il devient nécessaire de les faire restaurer par un professionnel. Là encore, nous vous recommandons de solliciter l'assistance des Archives départementales :

  • Nous vous aiderons le cas échéant à prioriser les travaux de restauration.
  • Nous vous indiquerons les coordonnées d'ateliers de restauration dans la région : vous en trouverez une liste indicative ci-dessous.
  • Et surtout, nous vous donnerons un avis technique sur les devis qui vous auront été soumis par les ateliers que vous aurez sollicités.

Les collectivités des Deux-Sèvres, et elles seules, ont par ailleurs la possibilité de solliciter une subvention pour la restauration des documents d'archives : vous trouverez ci-contre une fiche qui en résume les modalités d'attribution.

Pour les collectivités des Deux-Sèvres