Eau, feu, moisissures, rongeurs, insectes : nombreux sont les dangers qui menacent les documents d'archives. Ajoutons que le papier est sensible aux variations excessives de la température et de l'humidité, et que les encres s'effacent sous l'effet de la lumière. Pour toutes ces raisons, il importe d'être attentif au choix du lieu destiné à conserver vos archives.

Principes généraux

• En tant que producteur d’archives publiques, vos locaux d’archivage doivent être installés dans des lieux vous appartenant. Si vous n’en avez pas la possibilité voir la rubrique Externaliser.
• Résistance au sol : 900 à 1200 kg/m2  (dans le cas de rayonnages fixes), 1300 à 1700 kg/ m2 (dans le cas de rayonnages mobiles) ; 10 m2 permettent de stocker 50 mètres linéaires d'archives.

Normes à respecter

Température constante  : entre 16°C et 22°C
Taux constant d’humidité relative : entre 45 et 55 % ; installation de déshumidificateurs en cas d'humidité importante
Ventilation : nettoyage des filtres réguliers, ventilation naturelle si possible
Protection contre l’incendie : détecteurs et extincteurs incendie
Protection contre les risques d’infiltration et d’inondation : vérification régulière de la toiture (local dans le grenier) et des ouvertures (local dans une cave)
Protection contre la lumière : volets, rideaux occultant, vitres opaques avec filtres anti-UV

Pensez à solliciter l'avis des Archives départementales dès que vous envisagez d'aménager ou de réaménager les locaux dévolus à vos archives ; elles vous apporteront des conseils adaptés au contexte particulier de votre structure.

Les communes et structures intercommunales trouveront pour leur part d'autres précisions spécifiques dans une rubrique dédiée.