Les officiers publics et ministériels ont été tenus par la loi du 6 octobre 1791 (titre III, article 16) d'établir un répertoire chronologique de tous les actes qu'ils établissent. A compter du premier janvier 1793, ils doivent déposer au greffe du tribunal civil, dans les deux premiers mois de l'année, un double certifié du répertoire de l'année précédente.

En complément de la sous-série 4 E regroupant les minutes et répertoires originaux des notaires, cette sous-série se compose de doubles des répertoires des officiers publics et ministériels de l'an VII à 1958, date de suppression des tribunaux de première instance (classés par arrondissement et commune).

Il n'a été effectué aucune élimination. Des répertoires originaux de certains notaires, arrivés par erreur dans le fonds des tribunaux ont été reclassés dans la sous série 4 E.

Le principe de respect de la méthode de classement par le service versant aurait du nous conduire à classer ces documents par année (chaque année regroupant l'ensemble des répertoires du département). Toutefois, ce classement n'a pas toujours été respecté suivant le tribunal et la période. En outre, il correspond bien à la logique des greffes qui reçoivent l'ensemble des répertoires de la juridiction pour l'année précédente mais pas à la logique du chercheur qui souhaite consulter les doubles des répertoires d'un professionnel, ou de l'ensemble des études d'une certaine localité.

Les doubles des répertoires des officiers publics et ministériels ont été classés par profession, puis par arrondissement judiciaire d'avant 1958. À l'intérieur de chaque arrondissement, les documents sont classés par ordre alphabétique de la commune de résidence de l'étude. Pour certaines localités, il y a plusieurs études présentes. A l'intérieur de chaque étude, les doubles des répertoires sont classés par ordre chronologique.

En vertu de l'article L. 213-2 du code du patrimoine les minutes et répertoires des officiers publics et ministériels sont communicables de plein droit à l'expiration d'un délai de : «Soixante-quinze ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref ». Ce délai est porté à « Cent ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref, pour les documents qui se rapportent à une personne mineure.»

Pour l'arrondissement de Poitiers, certains documents sont incommunicables en raison de leur état matériel. Ils ont été regroupés dans un article à la fin du classement (8 U 5 / 113) de façon à ne pas gêner la communication des articles où ils devraient se trouver. Une note indique pour chaque document concerné qu'il est conservé ailleurs et n'est pas communicable.