Cet instrument de recherche est centré sur les registres de transcriptions et sur les documents qui permettent d'y avoir accès. Il ne décrit donc pas toute la documentation hypothécaire, et notamment :
- il ne décrit pas les registres d'inscriptions, ni ceux de transcriptions des saisies ;
- il ne décrit pas la documentation hypothécaire postérieure à 1955, qui reste conservée par les conservations des hypothèques, conformément à la réglementation en vigueur.
Les transcriptions étant effectuées selon le principe de la publicité personnelle, des registres d'ordre ont été établis permettant de retrouver tous les actes transcrits relatifs à une personne donnée. Ces registres se répartissent en trois catégories, qu'on utilise successivement pour accéder aux transcriptions :
1. INDICATEUR : il indique, dans l'ordre alphabétique des noms (sans les prénoms), la ou les page(s) de la table concernant ces noms. Cette « table de la table » est utile dans la mesure où l'ordre alphabétique n'est pas intégralement respecté dans la table.
2. TABLE ALPHABETIQUE : elle indique les noms et prénoms, et souvent la date de naissance, des personnes concernées par les hypothèques. Elle renvoie pour chaque nom au numéro de volume et au numéro de case de la personne concernée dans le répertoire. Elle est d'ordinaire établie dans l'ordre alphabétique des noms, parfois des prénoms pour chaque nom. Cela étant, au fil du temps, la place manquant dans les registres de la table, il a été nécessaire d'ajouter à la fin des noms sans ordre : c'est l'indicateur qui permet de rétablir intégralement l'ordre alphabétique de la table.
3. REPERTOIRE : il rassemble les comptes (les « cases ») de toutes les personnes concernées par les formalités hypothécaires, avec pour chacune l'ensemble des actes la concernant soumis aux formalités hypothécaires. Le répertoire se présente dans l'ordre numérique des comptes. Il renvoie pour chaque acte au n° de volume de transcriptions ou d'inscriptions, et au n° d'acte dans ce volume.
Les registres de TRANSCRIPTIONS, enfin, regroupent la copie intégrale des actes pour lesquels cette formalité hypothécaire est requise. Ces copies sont faites dans le registre dans l'ordre chronologique de transcription (qui peut différer sensiblement de l'ordre chronologique des actes eux-mêmes) et sont numérotées dans chaque volume à partir du n°1.
Dans l'instrument de recherche, pour chacune des conservations, elles-mêmes présentées dans l'ordre alphabétique (Châtellerault, Civray, Loudun, Montmorillon et Poitiers), les quatre catégories de registres sont décrites dans cet ordre logique, indicateurs, tables, répertoires, transcriptions.
On trouvera à la suite de l'introduction des exemples de recherches commentés pour illustrer plus précisément comment s'orienter dans ces registres et pour présenter les cas particuliers aux différentes conservations des hypothèques de la Vienne.
